24/7 горячая линия: +7 (495) 409-17-51, +7 (812) 408-17-51 info@7docs.ru

Стандарт оформления документов организации в 2019 году

С 01.07.2018 начал работать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления документации, которые регулировались ГОСТом Р 6.30-2003 устарели, появились нововведения, в том числе касающиеся электронного документооборота. 

Первая попытка принять новые правила состоялась  08.12.2016, но  подписание Приказа Росстандарта No 435-ст от 25.05.2017 откладывали более года. Стандарт действует на бумажную и электронную документацию. Хотя и не является обязательным для всех организаций.

На новый стандарт уже ссылается  несколько документов, в том числе: «Управление документами»  (Р ИСО 15489-1) и ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) .

Так же документ, включает в себя приложение с порядком расположения реквизитов и формами бланков.

К наиболее значимым изменениям нового стандарта относятся:

Правила создания и оформления документации, некоторые нюансы, использования шрифтов и кегля, абзацные отступы и интервалы, поля и типы форматирования. Порядок заверения бумажных копий документов. Правила оформления реквизитов.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 отличается номенклатурой реквизитов.

Новые правила исходят из того, что оформление документов в настоящее время производится на ПК, поэтому удалось четко сформулировать нормы стилистического оформления. Стала допустима двусторонняя печать, но появилось требование проставить одинаковые размеры полей обеих страниц.

 ГОСТ рекомендует использовать четыре самых распространенных шрифта и кегля:

  • Times New Roman — 13 или14;
  • Calibri — 14;
  • Arial — 12 или 13;
  • Verdana — 12 или 13.

Для экономии пространства их можно изменять, например, при заполнении таблиц. Интервал применяется одинарный или полуторный. Значение абзацного отступа следует выбирать  — 1.25. Длина строки тоже нашла отражение в ГОСТе, при книжной ориентации не должна превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Важно отметить, что изменениям подверглись правила заверения копий бумажных документов, которые состоят из двух частей. Вначале располагается слово «Верно», Ф.И.О., должности, подпись уполномоченного лица и дата.

Для передачи копии в иную организацию требуется сослаться на оригинал. Для этого необходимо указать в какой организации и в каком деле хранится документ. Печать компании на таком документе обязательна.

Важная особенность нового стандарта— отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не применяли. 

Обязательные поля:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • Ф.И.О. его владельца;
  • срок его действия.

Допускается наличие государственного герба, эмблемы органа власти, логотипа организации.

Все документы должны включать в себя  должность автора документа, название его структурного подразделения. В правом верхнем углу можно разместить ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Важно отметить всем делопроизводителям, что при оформлении графы «Адресат» фамилия всегда идет перед инициалами. Аналогичные правила распространяются и на отметку об утверждении.

 

Комментарии

Back to Top