Если компании потребовалось создание филиала или открытие представительства в другом городе или районе, то следует помнить, что это процедура сложная и потребует изменений в уставе. Внесенные поправки потребуется зарегистрировать в налоговой инспекции. Подобные требования регламентируются п. 3 ст. 55 ГК РФ и п. 1 ст. 17 Закона No 129 ФЗ от 8 августа 2001 года «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Для создания обособленного подразделения, которое не является филиалом или представительством, вносить какие-либо изменения и регистрировать их не требуется. Для открытия достаточно оформить решение, и поставить подразделение на учет в налоговом органе по месту его расположения.
В соответствии с п. 4.3 Инструкции Банка России No 153-И от 30 мая 2014 года открывать отдельный расчетный счет для обособленного подразделения не требуется.
Вам необходиимо открыть филиал или представительство, в случае если:
- Требуется создание отдельного расчетного счёта;
- Подразделение будет самостоятельно начислять и выплачивать заработную плату и иные выплаты своим сотрудникам;
- При большом количестве сотрудников и сложной организационной структуре;
- Подразделение находится далеко от головной организации.
Открытие филиала необходимо выполнять в несколько этапов:
- Принимается решение об открытии филиала организации;
- Подготавливаются необходимые документы;
- Выполняется нотариальное заверение документов;
- Подаются документы в ИФНС;
- Вносятся необходимые изменения в ЕГРЮЛ, и организация получает документы об открытии филиала;
- Проводится регистрация в Пенсионном фонде и ФСС.
1. Процедура принятия решения об открытии филиала
Решение об открытии филиала должно приниматься на общем собрании участников общества. Если в организации один учредитель, то достаточно его решения в письменном виде. В документе должна присутствовать следующая информация:
- Принятие решения о создании филиала, указание его названия и место нахождения;
- Утверждается положение о филиале;
- Назначается руководитель филиала;
- Принимается решение о внесении информации о филиале в устав;
- Руководителю организации поручается проведение мероприятий по внесению необходимых изменений и уведомления налоговой инспекции.
При выборе наименования следует учитывать, что в названии обязательно должно присутствовать слово филиал и должно быть указано, что подразделение относится к организации, которое приняло решение об его открытии.
При организации филиала необходимо учитывать, что согласно действующему законодательству сведения о подразделении в обязательном порядке должны быть отражены в ЕГРЮЛ. Но при этом отображение информации о филиале в уставе не является обязательным. Учредители самостоятельно принимают решение о необходимости сведений.
2. Подготовка документов
При открытии филиала следует учитывать, что в настоящее время используется бланк Р13014. Старые варианты не используются. При подаче заявления на старом бланке регистрирующие органы откажут в регистрации.
Если не требуется изменение устава, то потребуются следующие документы:
- Оформленное заявления на бланке Р13014;
- Протокол о создании филиала. Если учредитель в одном лице, то его письменное решение;
Если требуется изменить Устав и требуется указать информацию о подразделении, то в пакет документов необходимо добавить новый вариант устава и квитанцию об уплате госпошлины (восемьсот рублей).
В заявлении потребуется заполнить следующие листы:
- Титульный лист. Во втором разделе указываем 1 (если было необходимо изменение устава) или 2 (если информация будет присутствовать только в ЕГРЮЛ);
- Лист Л. В первом и втором параграфах прописываем 1. В четвертом — указываем название и на следующей странице пишем адрес;
- Лист П. Указываем информацию о заявителе.
3. Нотариальное оформление
Обычно заявителем выступает директор организации. С подготовленным пакетом он направляется к нотариусу и заверяет документы. В присутствии нотариуса ставит личную подпись.
4. Подача документов
Подписанные заявителем и заверенные нотариусом документы необходимо подать в регистрирующие орган. Следует учитывать, что документы должны быть поданы не позднее трехдневного срока после принятия решения. Документы подаются по месту регистрации организации.
В некоторых случаях сотрудники налоговой службы могут попросить предоставить положение о филиале и документы о предоставленном помещении. Можно предоставить договор аренды помещения, гарантийное письмо или другой документ. Рекомендуем предварительно проконсультироваться с представителями налоговой службы.
5. Внесение данных и получение подтверждения
Налоговым органам предоставляется пять дней для принятия решения. При положительном варианте организации выдается лист записи ЕГРЮЛ и устав организации, если была необходимость внесения изменений в его редакцию.
6. Регистрация в Пенсионном фонде и ФСС
Раньше организация должна была сама предоставлять информацию в Пенсионный фонд. Но в настоящее время налоговые органы и Пенсионный фонд поддерживают постоянную связь и предоставление информации от организации не требуется. Налоговые органы самостоятельно предоставят информацию в Пенсионный фонд о регистрации подразделения. Пенсионный фонд в трехдневный срок после получения сведений проведет регистрацию.
В отношении Фонда Социального Страхования предоставление информации ложится на организацию. Следует помнить, что согласно действующим законодательным актам юридическому лицу, при образовании филиала предоставляется тридцать дней для предоставления сведений в ФСС по месту нахождения подразделения. При нарушении указанного срока на организацию может быть выписан штраф.