Каждый директор обязан выполнять все свои уполномоченные действия, основываясь на положениях Пленума ВАС РФ от 2013 года. Но, несмотря на это, руководителей до сих пор обязывают выплачивать штрафные санкции, которые накладываются на компанию.

Рассмотрим шесть самых часто встречаемых ситуаций-нарушений директора, на которые необходимо обратить внимание.

1. Изменение стоимости договора со стороны директора

При заключении договора обе стороны обговаривают все нюансы по заключению сделки. Хотя некоторые из них могут не фиксироваться в самом договоре. Пример: организация и контрагент обуславливаются о понижении цены, по причине обнаружения каких-либо недочетов в производстве, но данная договоренность в документе не зафиксирована.

При этом вся ответственность возлагается на директора, так как в случае обнаружения учредителями необоснованной разницы в прибыли, а именно – её меньший размер, директора обязывают выплатить всю недостающую сумму, покрыв убытки.

Правильные действия

Необходимо изучить все пункты договора, отметив моменты, которые помогут решить возникшую проблему. Если в договоре прописаны условия гарантии, то при просьбе контрагента о понижении стоимости, урегулируйте ситуацию исправлением недочетов. Для учредителей понижение цены при наличии подобного пункта станет нецелесообразным поступком.

Если изменение стоимости неизбежно, то необходимо подготовить документацию, подтверждающую верность этого решения. Пример: зафиксированные требования контрагента по изменению условий договора. Также можете проанализировать рыночную стоимость работы с другими потенциальными заказчиками, что поможет доказать выгодность понижения цены договора.

Документы, которые должны остаться на хранении у директора после увольнения

Напомним, какие документы должны быть в сохранности у директора в течение последующих 10 лет, для установления срока давности.

  1. Подписание директором сторонних соглашений, которые ухудшили условия сделки для организации.
    • Переписка с одной из сторон договора, подтверждающая факт договоренности об изменениях
    • Свод текущей рыночной стоимости и стандартных условий работы со сторонними контрагентами.
    • Документация, подтверждающая необходимость изменения условий цены договора.
  2. Не требовал у одной из сторон возврата просроченного долга.
    • Документы, подтверждающие проверку стороны перед заключением договора. Фиксированное сравнение с другими действующими контрагентами для предупреждения подозрений учредителей.
    • Документы о внесении частичного долга наличными средствами или зачетом.
    • Официальные претензии, направленные контрагенту.
    • Исковое заявление, другие документы о взыскании из материалов дела, если дело дошло до судебного разбирательства.
  3. Использование кассовых денежных средств.
    • Приходный кассовый ордер о возврате полученной суммы в кассу.
    • Официальное подтверждение о трате полученных средств в интересах организации: авансовые отчеты, накладные, акты и др.
  4. Наём дорогостоящей рабочей силы, родственников. Неоправданные командировки в туристические места, европейские страны.
    • Резюме, трудовая книжка, диплом, рекомендательные письма нового сотрудника, подтверждающие его высокую квалификацию.
    • Подтверждение необходимости в командировке: переписка с действующими клиентами, возможными контрагентами, инвойсы, коммерческие предложения о заключении сделки.
    • Согласованность о расходах с учредителями в период поездки: письма, протоколы собраний.
    • Согласование с учредителями об оформлении договора с заинтересованным лицом (родственником): письма, протоколы собраний.
  5. Штрафные санкции от различных инстанций в ходе проверок.
    • Трудовые договоры, должностные обязанности, действующие приказы на сотрудников, которые несут ответственность за наличие огнетушителей и пр.
    • Итоговые отчеты о проверке от инстанций с указанием об отсутствии нарушений.
    • Официальное возражение на привлечение к ответственности за нарушение.
    • Заявления об отмене, оспаривании постановления суда – можно взять из материалов дела.
  6. Допускал рискованные операции по налоговой оптимизации.
    • Приказы об осуществлении должностных обязанностей и ведению бухгалтерского учета главным бухгалтером или финансовой службой. Трудовой договор, должностная инструкция этих сотрудников.
    • Заключения об отсутствии нарушений.

2. Не требует возврата просроченной оплаты

У многих организаций заключено сразу несколько действующих сделок. Проследить за выполнением всех условий иногда становится невозможным, что может привести к просрочке оплаты от одного из контрагентов. В ходе времени часть большей документации может затеряться в архивах, а действующий должник может прекратить свою деятельность. Имеющийся долг так и останется непогашенным.

В данном случае учредители могут заподозрить директора в переводе денежных средств на счета дружественных организаций, что станет основанием для судебного взыскания задолженности лично с директора.

Правильные действия

Важно следить за денежными поступлениями от контрагентов, и в случае задолженности требовать погашения долга через обращение в суд или в службу судебных приставов. Иногда расходы на подачу взыскание могут превысить саму сумму задолженности, которая имеется у контрагента. В этом случае можно подготовить следующие документы:

  • подтверждения о платежеспособности контрагента в момент заключения сделки: копии состояния счета, письма и др.;
  • документы о неплатежеспособности контрагента и его невозможности погасить имеющуюся задолженность: выписки из ЕГРЮЛ о реорганизации, почтовые квитанции о возврате официальных писем;
  • расчет предстоящих расходов, которые помогут доказать, что оплата госпошлины, многочисленные поездки и различные экспертизы затратят большую часть имеющегося долга.

3. Деньги из кассы используются для зарплаты сотрудникам

Директор имеет полномочия распоряжаться кассовыми средствами для выплаты серой заработной платы работникам или оплаты сторонних услуг по мелкому ремонту и пр. Чаще всего эти траты не указываются в отчетности, что может привести к определенным последствиям.

Учредители сделают вывод о том, что директор присвоил данные денежные средства, что может привести к судебным разбирательствам и дальнейшему взысканию.

Правильные действия

Укажите, что денежные средства взяты для выплаты зарплаты сотрудникам, расчета с рабочими, оформив соответствующие подтверждающие документы. Возможно, организация выплатит больше налогов, но директор не будет должником перед компанией. Подготовьте авансовый отчет для бухгалтерии, подкрепив его следующими документами: расписками, актами, накладными о получении денежных средств.

4. Безосновательный наём дорогостоящей рабочей силы

Директоры-новички, в большинстве своем, меняют весь рабочий аппарат организации, устраивая на вакантные места высококвалифицированных сотрудников, которые работают за повышенную зарплату. Вместе с тем увеличиваются обороты производства, организация выходит на обновленный рынок. Данные факторы приводят к большим финансовым затратам, которые могут быть неоправданными полученной прибылью. Учредители посчитают активную деятельность директора нерациональной, после чего обязуют его оплатить все допущенные расходы.

Правильные действия

Согласуйте увеличение предстоящих расходов с учредителями организации. Для этого составьте план работы производства на год, в котором подробно будут расписаны все необходимые расходы: командировки, привлечение новых профессиональных кадров, обновление программного обеспечения и оборудования на более новые модели и пр. Организуйте собрание с учредителями для согласования пунктов плана.

При приёме родственника в штат компании, оформите его официально через сделку с заинтересованностью. Это подкрепит уровень доверия учредителей к вам, и устранит подозрения на вывод активов.

5. Допущение нарушений после проверок инстанциями

В процессе руководства организацией, её штатом директор не уделяет внимания на устранение различных недочетов по пожарной безопасности и другим требованиям. Во всяком случае, многие считают, что руководство не понесет никакой ответственности, так как нарушения свойственны любой компании.

В случае выявления каких-либо нарушений, которые приводят к выплате штрафа, учредители могут потребовать с руководителя восполнения затрат. Суд, основываясь на п.4 Постановления Пленума №62, обвинит директора в халатном отношении к деятельности организации, что привело к наложению штрафа.

Правильные действия

Распределите между сотрудниками обязанности по ведению трудовых книжек, отчетности о вывозе мусора и другим хозяйственным вопросам. Подтвердите данные изменения в должностных инструкциях, регламентах, поправками в трудовом договоре, приказом. По ст.273 ТК, п.3 ст. 40 закона об ООО в случае выявления нарушений, руководитель не понесет ответственности за наложение штрафа.

Оформляйте претензии, обращайтесь в независимые экспертизы для отмены привлечения организации к ответственности. Попробуйте доказать необоснованность инспекции в принятии решения. Так, директор подтвердит факт того, что он принимал меры устранения последствий после выявленных нарушений.

6. Договоры с посредниками

Подобные операции совершаются для уменьшения налоговых выплат и увеличения прибыли организации. Если инспекция обнаружит подобные действия, то компанию обязуют выплатить все недоимки и большие штрафы. Учредители взыщут с директора все установленные средства, которые будут значительно больше начисленных премий за перевыполнение плановых показателей.

Правильные действия

Ведение финансовой отчетности компании - должностная обязанность главного бухгалтера, финансовой службы без привлечения директора. Внесите изменения в должностную инструкцию, приказ, трудовой договор. Проанализируйте действия по налоговой оптимизации, предусмотрите их возможный исход. Проведите аудит, консультацию с налоговым экспертом для подтверждения добросовестности своей деятельности.