Изменение в регистрационных данных, учредительных или уставных документах юридического лица любой организационной формы сопряжено с определенными трудностями. Непреднамеренные незначительные упущения могут стать причиной отказа в регистрации или иных санкций. Во избежание негативных последствий достаточно действовать по выверенной схеме.
Предлагаемая пошаговая инструкция по смене адреса (места нахождения) ООО подскажет, как обосноваться в новом офисе через дорогу или даже в другом регионе без ошибок и лишних затрат времени.
Принятие решения
Процесс внесения изменений запускается на основании оформленного должным образом желания единственного участника или собрания учредителей ООО – каждый из вариантов зависит от конкретной ситуации и оформляется документально.
Необходимость наличия выписки
Нужно иметь в виду, что заявление на регистрацию изменений нужно будет заверять нотариально, желательно уточнить: на каком носителе при проверке всего пакета документов будет принята к рассмотрению выписка из государственного реестра: в виде выгруженного с сайта инспекции файла или обязательно на бумажном носителе, заверенный ИФНС. В последнем случае желательно заказывать выписку заблаговременно (экстренное оформление: готовность на следующий рабочий день, стоимость 400 руб.; простое оформление: готовность через неделю, 200 руб.).
Данные о новом помещении
При оформлении факта смены адреса общества с ограниченной ответственностью (ООО) в налоговой службе нужно подтвердить обновляемые данные. Есть три варианта изменения.
Аренда (взять у собственника строения):
- гарантийное подтверждение факта аренды;
- копия удостоверяющего право собственности документа (свидетельства);
- арендный договор.
Весь перечень документов готовится в двух экземплярах.
Свое помещение, не относящееся к жилому фонду – свидетельство о праве собственности (ксерокопия).
Адрес постоянной регистрации руководителя – потребуются ксерокопии паспорта и свидетельства.
Полный кейс
Список предоставляемых документов:
- оформленное документально решение об изменении адреса;
- обновленный вариант устава (прошитый, 2 шт.);
- выписка из государственного реестра и еще действующий устав (предоставляется при нотариальной проверке);
- подтверждающая документация по новому адресу;
- заявление, предварительно заверенное.
Заверяем заявление
Оформляя заявление о фиксации вносимых изменений важно учесть, как в Устав общества был вписан адрес: сокращенный вариант (указан только субъект РФ) или же точное вхождение с номером корпуса, офиса (подробные адресные данные).
- В первом случае заполняем форму №Р14001 (без уплаты пошлинного сбора).
- Во втором оформляется форма №Р13001 с пошлиной 800 рублей, квитанцию необходимо сохранить.
При заверке заявления нотариусу предоставляется полный пакет документации, то есть всё выше перечисленное. Обращается директор общества с ограниченной ответственностью или уполномоченное лицо (нужна доверенность).
На заметку:
Строки Ф.И.О. и подпись заявителя заполняем исключительно рукописно, чернилами черного цвета и при личном присутствии нотариуса (не его помощника). Форма №Р14001 прошивается тем же официальным лицом.
Посещение ИФНС
На этом этапе важно соблюсти положенные временные рамки: законодательно установлен трехдневный срок, считая от даты принятия и документального оформления решения. Если документы сдаются с опозданием, то санкции в размере 5 тысяч рублей неизбежны.
Получение результата
Регистрационные процедуры длятся четыре-пять дней. По окончании обозначенного срока можно забирать результат с предъявлением расписки, выданной инспекцией в момент сдачи документов.
Прежде, чем перейти к осуществлению необходимых действий, стоит обозначить и усвоить различия между понятиями юридический адрес и место нахождения. Данные уточнения напрямую перекликаются с характером переезда и его влиянием на процесс юридического оформления смены адреса (какое влияние оказывается, рассмотрим позднее).
Юридический адрес: законодательно применение этого термина не закреплено. Так принято обозначать место регистрации ООО и дислокации руководителя, зафиксированное в момент создания общества.
Место нахождения: это муниципальное образование (или населенный пункт), в котором зарегистрирована организация. Есть некоторые нюансы при переезде на другой адрес в Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе – городах федерального значения. Хотя отдельные районы этих городов законодательно обозначены, как муниципалитеты, территориальные ИФНС не настаивают на регистрации смены места положения, если ООО переезжает в иной район в городской черте.
В уставе допустимо указывать только место нахождения. В выписке же из ЕГРЮЛ должен быть точный официальный адрес, который вносится туда регистрирующим налоговым инспектором при создании общества.
Указание достоверных адресных данных нужно, прежде всего, для связи с руководством организации. Желательно указывать не просто почтовый адрес, а точное местоположение. Это необходимо во избежание возникновения претензий со стороны инспекторов и признания адреса недействительным. Иначе появится надобность в подтверждении адреса или даже обращение в судебные инстанции.
Основная деятельность может осуществляться в другом месте, это не имеет принципиального значения.
В каких случаях адрес может быть признан недействительным:
- Не существует реально, и по нему нельзя найти директора.
- Нет точности (например, не указан номер офиса или кабинета руководителя).
- Нет возможности доставки почты по зафиксированному адресу.
- Отсутствует согласие собственника на регистрацию.
- Указан адрес категории «массовый».
- Принадлежит к запрещенным для осуществления деятельности (допустим, исправительное заведение).
Влияние характера изменений на процесс их регистрации
ООО может изменять адрес в черте одного города или со сменой региона, то есть вместе с юридическим адресом изменится и место положения.
В первом случае территориальная ИФНС остается прежней, что значительно упрощает регистрационный процесс.
В следующем случае регистрация может быть в один и два этапа:
- два этапа, если переезд в другой регион в помещение, не являющееся жилым (смена офиса);
- один этап: аналогичный переезд, но на адрес проживания руководителя или участника (доля которого составляет 50% и более от уставного капитала).
На заметку:
Во втором случае будет смена территориальной налоговой! До начала всей процедуры, во избежание недоразумений и непредвиденных отсрочек, нужно убедиться в отсутствии задолженностей по налогам и сборам (произвести сверку с ИФНС и получить удостоверяющий документ – акт).
Еще следует обратить внимание на то, что ИНН организации изменен не будет, изменится только КПП. Указанное изменение необходимо отразить и в письмах-уведомлениях партнерам и банкам.
Уведомление контрагентов и расчетных организаций
Такое уведомление обязательно и осуществляется по завершении регистрационных процедур. Оформляется обычным письмом, оформленным в произвольной форме. Приложением к письму служат: выписка с обновленными данными, новая редакция устава и копия решения о смене адреса ООО. К действующим договорам оформляются дополнительные соглашения.
