Для того, чтобы отправить уведомление о заключении трудового договора с иностранцем в ФМС почтовым отправлением, необходимо выполнить несколько простых действий:
1. Уведомление о заключении трудового договора необходимо распечатать в двух экземплярах с двух сторон.
Каждый экземпляр сшить белой нитью. Подробную видео инструкцию по прошивке уведомлений Вы можете увидеть в нашей статье - "как прошить уведомление о заключении/расторжении трудового договора с иностранным гражданином".
Скрепить уведомление заверительной наклейкой в месте прошивки таким образом, чтобы пустая половина наклейки оказалась на титульном листе уведомления, в которой указываются: количество листов, должность руководителя, ФИО, подпись.
Пример наклейки
Пример заверительной наклейки
Уведомление подписать и пропечатать:
- подпись поставить на строке между «генеральный директор» и «ФИО»
- печать поставить на квадратике «место для печати»
Если формируется приложение, то его тоже необходимо подписать и пропечатать:
- подпись поставить на строке между «генеральный директор» и «ФИО»
- печать поставить на квадратике «место для печати»
Печать поставить на саму заверительную наклейку.
Кроме подписи генерального директора, на самом уведомлении больше ничего писать не нужно.
Пример пропечатанного уведомления:
Вторая сторона уведомления
Пример 2 стороны прошитого уведомления о заключении трудового договора
Оборотная сторона уведомления
Пример оборотной стороны прошитого уведомления о заключении трудового договора
2. Если иностранец имеет патент, то необходимо распечатать, подписать и пропечатать трудовой договор в двух экземплярах. В противном случае (например, если у иностранца есть вид на жительство) трудовой договор отправлять по почте не надо. Согласно миграционному законодательству, в МВД обязательно представлять трудовой договор с иностранным гражданином только в том случае, если иностранец работает на основании патента.
3. Распечатать «Опись вложений», разрезать его посередине, как на нем указано(это перечень того, что будет в почтовом конверте).
4. Распечатать «Уведомление о вручении» двухсторонней печатью в одном экземпляре и вырезать уведомление, отступая по 1.5 см с каждого края (его приклеивают на почтовый конверт, поэтому нужны отступы). Это уведомление приходит потом от МВД.
5. Сделать почтовый конверт. Заполнить данные отправителя (от кого: наименование Вашей организации, откуда: адрес Вашей организации) и получаетеля (кому: орган ФМС, куда: адрес органа ФМС)
В верхнем правом углу конверта написать «Ценность: 2 (два) рубля»
6. В итоге на почту необходимо отнести следующий набор для почтового отправления:
- заполненный почтовый конверт
- одно уведомление о заключении трудового договора
- один трудовой договор (если у иностранца имеется патент)
- две описи вложений
- одно уведомление о вручении.
7. Отправить это все необходимо ценным письмом с уведомлением о вручении и с описью вложений.
Письмо надо отправить в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.
8. На почте Вам отдадут один экземпляр описи вложений с печатью и подписью почтальона и чек об оплате. Все это необходимо сохранить вместе со вторым экземпляром уведомления и трудового договора, это является подтверждением подачи уведомления вовремя.
9. Позднее на указанный обратный адрес придет уведомление о вручении от МВД, это значит, что в МВД получили письмо.
