Для того, чтобы отправить уведомление о заключении трудового договора с иностранцем в ФМС почтовым отправлением, необходимо выполнить несколько простых действий:

1. Уведомление о заключении трудового договора необходимо распечатать в двух экземплярах с двух сторон.

Каждый экземпляр сшить белой нитью. Подробную видео инструкцию по прошивке уведомлений Вы можете увидеть в нашей статье - "как прошить уведомление о заключении/расторжении трудового договора с иностранным гражданином".

Скрепить уведомление заверительной наклейкой в месте прошивки таким образом, чтобы пустая половина наклейки оказалась на титульном листе уведомления, в которой указываются: количество листов, должность руководителя, ФИО, подпись. 

Пример наклейки

Инструкция по почтовому отправлению уведомления о заключении трудового договора с иностранцем в ФМС

Пример заверительной наклейки

 
 

Уведомление подписать и пропечатать:

  • подпись поставить на строке между «генеральный директор» и «ФИО»
  • печать поставить на квадратике «место для печати»

Если формируется приложение, то его тоже необходимо подписать и пропечатать:

  • подпись поставить на строке между «генеральный директор» и «ФИО»
  • печать поставить на квадратике «место для печати»

Печать поставить на саму заверительную наклейку.

Кроме подписи генерального директора, на самом уведомлении больше ничего писать не нужно.

Пример пропечатанного уведомления:

Вторая сторона уведомления

Инструкция по почтовому отправлению уведомления о заключении трудового договора с иностранцем в ФМС

Пример 2 стороны прошитого уведомления о заключении трудового договора

 

Оборотная сторона уведомления

Инструкция по почтовому отправлению уведомления о заключении трудового договора с иностранцем в ФМС

Пример оборотной стороны прошитого уведомления о заключении трудового договора

 

2. Если иностранец имеет патент, то необходимо распечатать, подписать и пропечатать трудовой договор в двух экземплярах. В противном случае (например, если у иностранца есть вид на жительство) трудовой договор отправлять по почте не надо. Согласно миграционному законодательству, в МВД обязательно представлять трудовой договор с иностранным гражданином только в том случае, если иностранец работает на основании патента.

3. Распечатать «Опись вложений», разрезать его посередине, как на нем указано(это перечень того, что будет в почтовом конверте).

4. Распечатать «Уведомление о вручении» двухсторонней печатью в одном экземпляре и вырезать уведомление, отступая по 1.5 см с каждого края (его приклеивают на почтовый конверт, поэтому нужны отступы). Это уведомление приходит потом от МВД.

5. Сделать почтовый конверт. Заполнить данные отправителя (от кого: наименование Вашей организации, откуда: адрес Вашей организации) и получаетеля (кому: орган ФМС, куда: адрес органа ФМС)

В верхнем правом углу конверта написать «Ценность: 2 (два) рубля»

6. В итоге на почту необходимо отнести следующий набор для почтового отправления:

  •  заполненный почтовый конверт
  • одно уведомление о заключении трудового договора
  • один трудовой договор (если у иностранца имеется патент)
  • две описи вложений
  • одно уведомление о вручении.

7. Отправить это все необходимо ценным письмом с уведомлением о вручении и с описью вложений.
Письмо надо отправить в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.

8. На почте Вам отдадут один экземпляр описи вложений с печатью и подписью почтальона и чек об оплате. Все это необходимо сохранить вместе со вторым экземпляром уведомления и трудового договора, это является подтверждением подачи уведомления вовремя.

9. Позднее на указанный обратный адрес придет уведомление о вручении от МВД, это значит, что в МВД получили письмо.