Иногда в процессе работы у организации возникает ситуация, что выгоднее организовать подразделение или склад в другом городе или регионе, чем регистрировать новую компанию или создавать филиал. Перед реализацией своих желаний, рекомендуется проработать вопрос о целесообразности открытия обособленного подразделения.
В большей степени вопрос целесообразности открытия подразделения, филиала или представительства относится к сфере юриспруденции. Юристы могут указать на существующие положительные или отрицательные стороны открытия того или иного подразделения. После получения подробной информации руководство рассматривает вопрос об открытии или создании подразделения.
Содержание
Когда может потребоваться создание обособленного подразделения
Для понимания ситуации следует обратиться к существующему законодательству. Согласно абзацу 20 п. 2 ст. 11 НК РФ, организация обязана создать обособленное подразделение, если выполняются следующие условия:
1. Компания планирует начать работать по новому адресу, который не совпадает с местом регистрации.
Обоснование
Признаком обособленного подразделения является территориальная обособленность. Согласно законодательству, если адрес офиса, склада или филиала не совпадает с зарегистрированным юридическим адресом, то подразделение можно считать обособленным.
Вопрос
Если головной офис и подразделения находятся на территории, которая подотчетна одной налоговой инспекции, то считаются ли подразделения обособленными?
Ответ
Тут ответить сложно, потому что единого мнения не существует.
По мнению Министерства финансов России не играет роли, к какой налоговой инспекции относится подразделение и головная организация. Стоит обратить внимание на различия адресов. Даже если они находятся в соседних домах на одной улице, то этот факт дает основание признать подразделение обособленным.
Несколько лет назад арбитражные суды основывали решения на противоположных доводах. Они принимали за основу, что подразделение можно считать обособленным, если оно сдает отчеты и находится на налоговом контроле в другом налоговом органе.
Но сейчас, после публикации разъяснений Минфина России, арбитражные суды стали принимать решения на основе правила, что доказательством обособленности считается другой адрес. Но вместе с этим, некоторые суды при принятии решения придерживаются старых правил, и могут вынести вердикт на основании позиции, что обособленность считается только в случае принадлежности другой территориальной налоговой инспекции.
При существовании таких разных позиций и отсутствии единого мнения рекомендуем отталкиваться от резолюций Минфина России. Подразделение признается обособленным, если его адрес не совпадает с основным адресом. Соблюдение такой позиции помогает при спорах и разногласиях с представителями налоговиков.
2. По адресу, где находится обособленное подразделение, присутствует хотя бы одно стационарное рабочее место.
Под стационарным подразумевается, что место организовано для работы на срок превышающее 30 дней.
Основание
В НК РФ можно найти термин стационарные рабочие места. Если буквально трактовать обозначение, то подразумевается создание нескольких мест. И соответственно можно подумать, что только при их наличии подразделение попадает по понятие обособленное.
Это неверно. Признаком обособленности может быть присутствие даже одного места. Об этом было сказано в письме Минфина России No 03-02-07/2-73 от 21 апреля 2008 года. Такого же мнения придерживаются арбитражные суды. Доказательством может служить постановление ФАС Поволжского округа по делу No А49-2663/06-166А/22 от 22 февраля 2007 года.
Внимание
При оформлении обособленного подразделения следует соблюдать все требования и нормативы. Если возникнет ситуация, что подразделение не было правильно оформлено, то руководство могут привлечь к ответственности.
При организации подразделения она встает учет по месту фактического нахождения. Это предусмотрено п.1 ст. 83 НК РФ. При нарушении правил по созданию подразделения, не направлении сообщения о его создании или если не была осуществлена постановка на учет, организацию может быть привлечена к ответственности на основании п. 2 ст. 116 НК РФ. Наказанием — наложение штрафа в размере 10% от дохода, полученного подразделением за время работы. Но существует уточнение, размер штрафа не должен быть меньше сорока тысяч рублей.
Дополнительно может пострадать директор. При подтверждении сделанных нарушений, он привлекается к административной ответственности. Согласно ч. 2 ст. 15 КоАП РФ на него может быть наложен штраф от двух до трех тысяч рублей.
Если отсутствует хотя бы одно из указанных условий, то компания не обязана создавать обособленное подразделение.
Вопрос
Если организация взяла в аренду или приобрело помещение, но рабочие места в нем не оборудовало. Обязана ли организация создавать по новому адресу обособленное подразделение?
Ответ
Нет, не обязана. Если компания не планирует осуществлять деятельность в приобретенном помещении, то создание подразделения не требуется.
В практике часто встречаются варианты, когда кто-то приобретает или арендует недвижимость с целью дальней передачи третьим лицам в виде аренды или субаренды. Согласно законодательству, при таких условиях создавать подразделение не обязательно. Этот вопрос подробно рассмотрен в письме УФНС России по г. Москва No 20-12/19402 от 22 марта 2005 года.
Вопрос
Компания планирует установку банкомата или платежного терминала по адресу по другому адресу чем у организации. Требуется ли создание подразделения?
Ответ
Нет, не требуется. При установке банкомата или платежного терминала не обустраиваются стационарные рабочие места, и работа проводится без привлечения сотрудников. При таких условиях создание обособленного подразделения не требуется. Доказательство — письмо ФНС России No ШТ-6-09/1275@ от 29 декабря 2006 года.
Через какое подразделение лучше работать
Перед созданием и открытием подразделение, следует понимать какие функции будет выполняться. В особенности следует понимать цели создания и будущий результат. При понимании указанных факторов можно правильно решить вопрос, каким будет обособленное подразделение, филиалом, представительством или простым подразделением.
Первый фактор. Подразделение будет вести деятельность или представлять интересы.
В этом случае осуществляется выбор между филиалом и представительством.
- Обособленное подразделение создается для осуществления любой деятельности. Это оказание услуг, производство продукции, другая деятельность;
- Создается для представления интересов головной организации. Это может заключение договоров, представление организации или отстаивание интересов организации.
Если организация планирует осуществлять через подразделение все существующие функции, то лучше создать филиал.
Если необходимо предоставление или защиты интересов юридического лица, то лучше организовать представительство. Но тут существует нюанс. Согласно действующему законодательству организация не имеет права выполнять фактические действия через подразделение. Например, она не сможет производить и реализовывать мебель, оказывать медицинские услуги и многое другое. С другой стороны в законе отсутствуют какие-либо санкции за нарушение запрета. Поэтому довольно часто можно встретить ситуацию, когда через филиалы и представительства осуществляется производственная деятельность.
Хороший юрист должен предоставить руководителю полную информацию о разнице между представительством и филиалом и посоветовать вариант, подходящий для текущей ситуации. Свое мнение юрист должен основывать на законодательных нормах и требованиях.
Второй критерий. Изменения в учредительных документах или упрощенный способ создания.
При рассмотрении вопроса по выбору между филиалом (представительством) и простым подразделением следует учитывать, что создание и открытие филиала или представительства считаются сложным процессом. Для их реализации потребуется внесение изменений в документы. Это занимает больше времени и нет никаких гарантий, что все пройдет быстро и без осложнений
Для создания простого обособленного подразделения этого не требуется. Достаточно оформить письменное решение о создании и встать на налоговый учет.
Пример из практики
ООО «Компания» создало несколько простых подразделений. Были выполнены все требования о подаче документов для постановки на налоговый учет.
Сотрудники налоговой службы посчитали, что подразделения подходят под определение филиал и обратились в суд с требованием обязать ООО «Компания» внести изменения в документы и провести их регистрацию.
При рассмотрении дела, суд установил, что подразделения не могут считаться филиалами и не попадают под признаки, указанные в ст. 55 ГК РФ. У них отсутствует имущество, находящееся на отдельном балансе. Также не имеют собственного расчетного счёта.
Дополнительным фактором явилось положение, где указывалось, что они не являются филиалами.
Суд указал, что для внесения изменений нет оснований и ООО «Компания» не обязано вносить и регистрировать изменения. Дополнительно было указано, что налоговые службы не могут подавать иски в суд с требованием обязать юридическое лицо внести изменения. Больше информации о решении можно узнать в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа по делу No А53-22572/2008 от 16 сентября 2009 года.
При этом следует помнить, что законодательство не запрещает наделять подразделение функциями филиала или представительства. С учетом этого можно сделать предположение, что его создание наиболее выгодное решение.
Но это не всегда так. Создание филиала или представительства потребуется, если для работы подразделения потребует наличие собственного расчетного счёта.
Обоснование
Согласно п. 4.3 Инструкции Банка России No 153-И от 30 мая 2014 года простое подразделение не может открыть расчетный счет
Открытие филиала и представительства может потребоваться для выполнения следующих функций:
- Наличие своего баланса;
- Возможность начисления и выплаты вознаграждений сотрудникам;
- При сложной организационной структуре и наличию большого количества сотрудников;
- При значительном удалении от головной организации.
