Как создать простое обособленное подразделение - не филиал и не представительство
Иногда для ведения деятельности организации требуется создать обособленное подразделение. Они не имеют никакого отношения ни к филиалу, ни к представительству. Это может быть склад или торговая точка для реализации продукции. В действующем законодательстве нет никаких положений регламентирующих создание и работу таких подразделений.
Для создания необходимо выполнить следующие действия:
- Оформить решение о создании;
- Провести мероприятия по подготовке;
- Оформить постановку на учет в налоговой инспекции.
Содержание:
- Решение о создании подразделения
- Подготовка к работе
- Адрес обособленного подразделения
- Обустройство стационарных рабочих мест
- Сотрудники обособленного подразделения
- Правила постановки на учет
- С какого момента по действующему законодательству обособленное подразделение считается созданным?
- Компания направляет сотрудников на работу на территории заказчика. Может ли данная ситуация рассматриваться как обособленное подразделение?
- Компания решила создать несколько подразделений в одном городе. Могут ли они встать на учет в одном отделении налоговой службы?
- Нужно ли передавать информацию о подразделениях в фонды социального и пенсионного страхования?
- Необходима ли постановка на учет обособленного подразделения в территориальных органах внебюджетных фондов?
Решение о создании подразделения
В законе нет упоминания, какой орган должен принимать решение. В обычных случаях это решение принимает директор. Но учредители общества могут прописать в уставе наименование органа, которое будет принимать соответствующее решение. Например, такое решение может приниматься на общем собрании учредителей.
Пример
Решения о создании подразделения может быть принято на собрании учредителей общества.
В нем должна присутствовать следующая информация:
- Наименование, вид и местоположение;
- Функции, которые будут выполниться;
- Структура;
- Личные данные ответственного лица или руководителя подразделения;
- Дата открытия. Иногда налоговики могут принять за дату открытия оформленное решение о создании подразделения. Указание даты открытия может помочь при возникновении споров сналоговой службой из-за нарушений подачи уведомления.
Но можно воспользоваться другим вариантом. Сведения могут быть отражены в отдельном внутреннем документе. Это может быть положение или другой документ. Принятие должно осуществляться на общем собрании учредителей или акционеров, в зависимости от правовой формы организации.
Образцы документов для создания обособленного подразделения Вы можете увидеть в статье - Образцы документов для открытия обособленных подразделений
Совет
При создании рекомендуется уточнить, что данное подразделение не считается филиалом или представительством. Подобное упоминание позволит избежать недопонимания со стороны контрагентов или контролирующих структур.
Подготовка к работе
В первую очередь надо провести следующие мероприятия:
- Выбрать место, где будет осуществлять деятельность обособленное подразделение;
- Подготовить для сотрудников стационарные рабочие места;
- Нанять новых сотрудников или осуществить перевод персонала в новое подразделение.
Только при выполнении указанных действий обособленное подразделение можно считать созданным с точки зрения законодательства.
Адрес обособленного подразделения
Для организации обособленного подразделения может быть использовано арендованное помещение или объект недвижимости, принадлежащий компании. Так же это может быть движимое имущество – торговая палатка или другой объект. Правомерность использования движимого имущества разъяснено в письме УФНС России по г. Москва от 01.04.2008 года No 09-14/031347.
Но следует учитывать, что его адрес не может быть одинаковым с адресом компании. Это обязательное условие по отношению к обособленному подразделению.
Обустройство стационарных рабочих мест
В обязательном порядке, перед началом деятельности, компания обязана обеспечить сотрудников рабочими местами. В соответствии с письмом Минфина России No03-02-07/1/27605 от 05.05.2017года и No03-02-07/1/75061 от 15.12.2016 года, рабочее место можно считать стационарным, если оно создается на срок не менее месяца.
Рекомендуется зафиксировать соответствующим документом дату создания. Использование зафиксированной даты позволит избежать претензий со стороны налоговиков при возникновении претензий по срокам уведомления. Для подтверждения и фиксации даты следует издать приказ.
Вопрос: Может ли компания по адресу обособленного подразделения создать не одно, а несколько стационарных рабочих мест?
Да, может. Признаком обособленности подразделения считается наличие хотя бы одного стационарного рабочего места. Максимальное количество не регламентируется.
Сотрудники обособленного подразделения
Для работы в созданном подразделении компания может нанять новых сотрудников. Но если количества сотрудников хватает, то руководство вправе переместить работающих сотрудников на новое место. Согласия работника на перевод не требуется, если подразделение располагается в том же городе.
Если обособленное подразделение будет в другой городе или регионе, то придется оформлять с работником дополнительное соглашение.
Правила постановки на учет
Для осуществления деятельности компания должна встать на учет по адресу обособленного подразделения. Для постановки на учет необходимо послать сообщение в налоговую инспекцию осоздании обособленного подразделения. На основании полученного сообщения налоговая инспекция обязана поставить организацию на учет.
Существует утвержденная ФНС России форма сообщения. Форму и правила заполнения можно найти в приказе No ММВ-7-6/362@ от 09.06.2011 года. На подачу сообщения компании предоставляется тридцать дней с момента создания обособленного подразделения.
Вопрос: С какого момента по действующему законодательству обособленное подразделение считается созданным?
В действующем законодательстве нет точного определения или обоснования, с какой даты можно считать подразделение созданным.
Подразделение может считаться созданным, если выполнены следующие условия:
- Были обустроены рабочие места;
- Сотрудники приступили к работе;
- Компания осуществляет контроль над деятельностью подразделения.
Если этих условий нет, то налоговая инспекция не может считать, что было создано обособленное подразделение. Например, если компания создала рабочие места, но сотрудники не приступили к исполнению обязанностей, то это не подтверждает создание подразделения. Это касается и другой стороны. Если сотрудники были направлены к месту работы, но рабочие места не созданы, то это также нельзя считать обособленным подразделением. Учитывается еще один факт, сотрудники на новом месте должны выполнять свои обязательства не менее одного месяца.
Доказательствами создания обособленного подразделения считаются:
- Наличие договора аренды помещения;
- Трудовые договора с указанием рабочего места по адресу обособленного подразделения;
- Табель учета рабочего времени на сотрудников.
При этом необходимо учитывать не только наличие документов. Основную роль играет фактическое исполнение требований.
Вопрос: Компания направляет сотрудников на работу на территории заказчика. Может ли данная ситуация рассматриваться как обособленное подразделение?
Нет, не может. Тут отсутствует обустройство рабочих мест. Проживание и выполнение обязательств не доказывает существование подразделения. В данном случае даже не поможет тот факт, что сотрудники были на месте больше месяца.
Если налоговики приняли такую ситуацию, как обособленное подразделение и выписала штраф, то рекомендуется оспорить такое решение в суде.
Важная информация!
В законодательстве указан срок подачи сообщения о создании обособленного подразделения. На выполнение всех мероприятий организации отводится тридцать суток.
При нарушении сроков отправки сообщения, организации может быть выписан штраф на двести рублей за не подачу документа. Дополнительно руководство организации может быть привлечено к административной ответственности и наложен штраф в размере от трехсот до пятисот рублей.
Вопрос: Компания решила создать несколько подразделений в одном городе. Могут ли они встать на учет в одном отделении налоговой службы?
Да, могут. Если компания создала несколько подразделений, то постановку на учет можно осуществить по любому из адресов. В этом случае не имеет значения, какое подразделение открывается.
Для постановки на учет необходимо по одному из адресов подразделения направить уведомление о выборе контролирующего органа. Рекомендуется посылать уведомление вместе с сообщением осоздании обособленного подразделения.
Вопрос: Нужно ли передавать информацию о подразделениях в фонды социального и пенсионного страхования?
Нет, не нужно. Такие требования были до 2015 года. Сейчас это не обязательно.
Вопрос: Необходима ли постановка на учет обособленного подразделения в территориальных органах внебюджетных фондов?
Если обособленное подразделение использует отдельный расчетный счет, самостоятельно начисляет зарплату и выплачивает вознаграждение, то постановка на учет нужна.
ОНЛАЙН СЕРВИС ПО ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТКРЫТИЯ ОБОСОБЛЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ООО
1. Зарегистрируйтесь
2. Введите данные
Комментарии