Коронавирус и последствия для бизнеса и работодателей. Практические рекомендации для Работодателей.

Как работать в период карантина по коронавирусу: практические рекомендации для руководителей компаний и предпринимателей

В период пандемии коронавируса в стране действуют особые меры, принятые Президентом, Правительством и органами власти в регионах. Они предписывают гражданам соблюдать строгую самоизоляцию и не покидать место своего проживания без острой необходимости. Чтобы у граждан была возможность самоизолироваться на время карантина по коронавирусу, Президент ввел в России режим нерабочих дней. Эти дни не входят в число выходных и праздничных и должны быть оплачены работодателем. В период действия режима самоизоляции трудовое законодательство запрещает работодателям увольнять, сокращать сотрудников и вынуждать их писать заявление об увольнении по собственному желанию.

Более того, деятельность ряда компаний приостановлена полностью, а некоторые организации и предприятия могут продолжить свою деятельность, но при этом обязаны организовать особые условия для своих сотрудников. Нарушение любых установленных правил может повлечь значительные штрафы для организации, ее руководителя или должностного лица.

Как организовать работу компании, частного предприятия в период коронавируса и соблюсти все требования закона, действующие в период пандемии коронавируса? Полезные практические рекомендации вы сможете найти в данной статье!

Насколько реальна угроза штрафов для организаций и предприятий?

Угроза нарваться на штрафные санкции вполне реальна с момента внесения в КоАП новой статьи -20.6.1, а также поправок в уже существующую в кодексе статью - 6.3. Эти коррективы позволяют привлечь организации и компании к административной ответственности за несоблюдение санитарно-эпидемиологических правил, действующих при карантине по коронавирусу и обязать к уплате штрафа, размер которого варьируется от 100 тысяч рублей до 1 миллиона рублей.

Какие действия трактуются законом как нарушение санитарно-эпидемиологических правил? Роспотребнадзором выработан регламент санитарных мер, которые должны регулярно проводиться в рабочих помещениях и осуществляться в отношении сотрудников. Например, следует обеспечить сотрудников средствами индивидуальной защиты и проводить регулярную санитарную обработку рабочих помещений. Если будет выявлен факт нарушения этих указаний Роспотребнадзора - организацию, ее руководителя могут привлечь к административной ответственности.

Ответственность по статье 6.3 КоАП может наступить для компании, предпринимателя и должностного лица. Вид наказания и размер штрафа определяется по степени тяжести наступивших последствий, кроме того деятельность компании может быть приостановлена на срок до трех месяцев, а должное лицо по решению суда может быть дисквалифицировано на срок до 3-х лет.

Юридические лица также могут быть привлечены к ответственности по статье КоАП 20.6.1. Вид наказания определяется степенью тяжести наступивших последствий. Чтобы избежать штрафов - следует изучить все ограничения, введенные в период карантина в вашем регионе и обеспечить их строгое соблюдение. Имейте в виду, что в зависимости от региона и от вида деятельности компании ограничения могут быть разными! Поэтому лучший вариант действий для руководителя будет следующим: изучите нормативные документы, принятые в вашем регионе и уточните в Роспотребнадзоре виды мероприятий, которые вы должны организовать и проводить в вашей компании, чтобы ее деятельность в период коронавируса была законной!

Рассказав, как и за что могут быть оштрафованы компании в период пандемии коронавируса, перейдем к практическим рекомендациям по организации работы предприятия в нерабочие дни.

Как объявить дни режима самоизоляции нерабочими для предприятия

Чтобы объявить дни режима самоизоляции нерабочими для сотрудников вашего предприятия или организации - нужно издать соответствующий приказ. В документе прописываются все нерабочие дни, и обязательно указывается факт того, что они будут оплачены компанией.

Приказ заверяется руководителем, а после с ним следует ознакомить всех работников предприятия под подпись. Если в вашей организации есть сотрудники, работающие удалено - их допустимо проинформировать по электронной почте, через мессенджеры и рабочие чаты, выслав электронный скан изданного приказа о нерабочих днях.

Как организовать работу в период действия режима самоизоляции и привлечь к ней сотрудников?

Если ваше предприятие не может остановить свою деятельность в период действия режима всеобщей самоизоляции, привлечь сотрудников к работе можно оформив их трудовую деятельность, как работу в выходной день. Это не запрещено на законодательном уровне. При этом вы обязаны получить от работников вашей организации согласие на работу в выходные. Оно оформляется в письменном виде.

Учтите, что работа в выходной день запрещена трудовым законодательством для беременных женщин и несовершеннолетних. Даже если вы получите согласие от сотрудников, относящихся к этим категориям - это будет нарушением закона!

Сотрудниц, воспитывающих детей в возрасте до 3-х лет и инвалидов привлекать к работе в выходные дни можно, однако их следует предварительно уведомить о возможности отказа от выхода на работу во время действия режима самоизоляции.

Когда письменное согласие на работу в выходной день будет получено от всех сотрудников предприятия - можно издать соответствующий приказ. С приказом следует ознакомить всех, кого он касается, включая сотрудников, работающих удаленно. Для этого им следует отправить отсканированную версию приказа: на e-mail, в мессенджер или рабочий чат.

«Живые» подписи работников на удаленке сотрудники отдела кадров могут собрать позже: после окончания режима самоизоляции.

Рекомендации по расчетам с сотрудниками в период действия режима самоизоляции

Как оплачивать сотрудникам нерабочие дни? Также как обычно. Зарплата и ее размер должны быть сохранены за сотрудниками в полном размере. Но с начислением зарплаты для сотрудников на сделке могут возникнуть определенные трудности, ведь не работая в дни карантина по коронавирусу, такие работники ничего не заработают! В этом случае руководство предприятия может или выплатить этой категории сотрудников дополнительное денежное вознаграждение или воспользоваться схемой оплаты труда сдельщиков в праздничные дни (ТК-1).

Как начислить зарплату сотрудникам, которые будут работать?

По недавним разъяснениям Министерства труда, дни режима самоизоляции не являются праздничными и выходными, поэтому и зарплата сотрудникам начисляется в одинарном размере.

Когда выплачивать зарплату?

В те же дни, которые были установлены внутренними нормативными актами и указаны в трудовых соглашениях с работниками. Сдвиг даты выплат производить не нужно, поскольку нерабочие дни режима самоизоляции не равнозначны выходным или праздничным дням.

Как быть с сотрудниками, находящимися в отпуске?

Если сотрудник организации находится в отпуске в период действия режима нерабочих дней - отпуск не продлевается.

Из числа дней оплачиваемого отпуска могут быть исключены праздничные дни, но нерабочие дни в период действия режима самоизоляции таковыми не являются, а потому они включаются в отпуск, а сам отпускной период для сотрудника не продляется.

Оформление пропусков для сотрудников

Оформление пропусков для работников - обязательно. Этот документ будет подтверждать факт того, что сотрудник следует на работу, а не нарушает режим самоизоляции.

Чтобы оформить пропуск правильно - следует ориентироваться на нормативные документы, изданные в вашем регионе. В них содержится образец оформления пропусков и разрешений для сотрудников предприятий, не прекративших свою деятельность в период карантина по коронавирусу.

Оформление временного запрета на отпуск

Можно ли оформить временный запрет на отпуск для сотрудников компании, если известно, что они планируют свой отдых в странах, где коронавирусная инфекция получила широкое распространение?

Ответ на этот вопрос будет зависеть от того, запланирован ли отпуск сотрудника в графике отпусков или он хочет воспользоваться своим правом на отпуск по заявлению. Если работник планировал свой отпуск заранее, указал его дату в графике отпусков - запретить ему отдых предприятие не может, даже если руководство имеет достоверную информацию о том, что сотрудник будет отдыхать в стране, в которой эпидемия коронавируса продолжает активно развиваться. Графики отпусков обязательно должны соблюдаться компаниями и организациями!

Но при этом руководитель компании может постараться переубедить своего сотрудника. Например, предложить ему перенести отпуск на поздний срок, в который ВОЗ прогнозирует спад распространения коронавирусной инфекции.

Жестко действовать нельзя: если руководство предприятия категорически запретит брать отпуска, сотрудники могут обратиться с жалобой на незаконные действия работодателя в трудовую инспекцию. А это чревато для компании крупными штрафами!

Если сотрудник не планировал свой отпуск по графику - предприятие может отказать ему в предоставлении отпуска в текущем периоде. Для этого достаточно поставить на заявлении работника соответствующую резолюцию. Чтобы не вызывать возмущения у сотрудников жестким вето на отпуска и не провоцировать конфликтов в трудовом коллективе, старайтесь пояснять работникам причины отказа в отпуске и убеждать их запланировать отдых на другие даты.

Как правильно оформить перенос отпусков в период коронавируса?

В этом случае следует издавать не приказ, а грамотно написать письменное предложение от лица компании, предлагающее сотрудникам перенести отпуск на более благоприятное время. В предложении обязательно следует сослаться на прогрессирование пандемии во всем мире и попросить работника выбрать другие даты для отпуска, в любое время, которое кажется ему удобным.

После получения согласия от работника (рекомендуем получать в письменном виде), коррективы вносятся в действующий график отпусков.

Ограничение доступа на территорию предприятия для посторонних лиц

В период пандемии коронавируса снижение числа контактов между людьми признается наиболее эффективной мерой против распространения опасной инфекции. Поэтому предприятие или организация имеют полное право ограничить доступ на свою территорию посторонних лиц. Для реализации этой цели можно установить турникеты, выдать работникам пропуска, а также категорически запретить сотрудникам приводить в офис компании посторонних.

Как реализовать на практике

Для введения ограничения доступа для посторонних лиц на территорию компании - недостаточно просто установить на входе в офис систему контроля доступа. Все следует правильно оформить документально. Нужно будет сделать соответствующий приказ, который вводит на предприятии режим пропусков и подписать его у руководителя.

В документе следует не только указать дату введения пропускного режима на предприятии, требуется подробно описать механизм работы пропускного режима, список мероприятий, которые будут проведены для его введения, указать лиц, ответственных за проведение необходимых мероприятий, а также ответственность для нарушителей.

Помимо приказа, правила пропускного режима должны быть внесены в ПВТР. И с приказом и с измененным ПВТР, всех работников предприятия следует ознакомить под подпись. Только после проведения всех вышерассмотренных мероприятий сотрудники компании будут обязаны выполнять все правила пропускного режима, и за их нарушение организация может как-то наказывать: объявлять нарушителю выговор, выносить замечания.

Запрет на допуск сотрудника к работе

Необходимость в оформлении подобного запрета может возникнуть в компании по разным причинам. Например, введенные во время коронавируса ограничения не разрешают гражданам старше 65 лет и с хроническими заболеваниями покидать место проживания. Естественно, что и предприятие должно не допускать сотрудников, входящих в эти категории к работе в офисе. Как правильно оформить запрет, чтобы соблюсти все требования закона и не ущемить прав сотрудников? У компании есть два эффективных варианта:

Перевод на удаленную работу

Если свои трудовые обязанности сотрудники компании могут выполнять дистанционно - предприятие может перевести работников на удаленную работу. Перевод на удаленку требует предварительного письменного согласия сотрудника и документального оформления. Зарплата за дистанционное выполнение трудовых обязанностей начисляется по обычной схеме, то есть она должна быть полной.

Оформление простоя

Рекомендуется для предприятий, в штате которых есть сотрудники, недавно вернувшиеся из стран с неблагополучной эпидобстановкой по коронавирусу. Если такие сотрудники захотят выйти на работу – руководство предприятия никак не сможет им воспрепятствовать. Для этого нет законных оснований.

Если предприятие хочет уберечь других сотрудников от заражения коронавирусной инфекцией - оно может оформить простой по вине работодателя или по причине возникновения форс-мажорных обстоятельств. Второй вариант, возможно, реализовать на практике только в регионах, в которых введен режим повышенной готовности.

Простой – единственный законный способ оформления запрета выхода на работу для сотрудников, относящихся к категориям риска по заражению коронавирусной инфекцией и не желающих переходить на удаленный режим работы или уйти по собственному желанию в отпуск. Зарплата во время простоя выплачиваться должна, но ее размер составляет 2/3 от обычной ставки.

Предлагать всем сотрудникам пойти в неоплачиваемый отпуск, мы вам категорически не советуем. Подобные требования со стороны компании в период пандемии коронавируса незаконны, ваши работники могут пожаловаться на вас в трудовую инспекцию или Роспотребнадзор. Тогда организацию ждут проверка и большие штрафы.

Как правильно оформить удаленку для своих сотрудников?

Для оформления удаленки для сотрудников требуется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору. Данный документ обеспечивает правовое основание для выплаты зарплаты работнику, работающему дистанционно.

В дополнительном соглашении обязательно нужно прописать сроки, в течение которых работник предприятия будет осуществлять трудовую деятельность дистанционно. В настоящий момент времени удаленка может быть оформлена до 11 мая включительно. Также в соглашении можно обозначить и рабочее время: допустим, обозначить, что с 9 утра и до 5 вечера включительно сотрудник на удаленке обязан выполнять свои трудовые обязанности.

Рекомендации по оформлению простоя

Для того чтобы отправить работников предприятия на простой, нужно подготовить соответствующий приказ, который обязательно заверяется подписью руководителя. При составлении документа крайне важно уделить внимание его содержанию:

• Обязательно пропишите точные сроки действия простоя в организации. Не используйте для этого общих фраз, вроде « на время пандемии по коронавирусу»;
• В приказе должен четко оговариваться запрет на нахождение сотрудников в офисе на все время действия режима простоя;
• Документ должен четко оговаривать условия оплаты труда во время простоя.

Приказ о простое не должен содержать в себе условия о том, что предприятие не будет оплачивать время простоя. Наличие подобного условия – незаконно. Если придет проверка по жалобе сотрудников и факт нарушения будет обнаружен - компанию ждут штрафные санкции.

Оформление больничных для всех работников

Оформление больничных для всех сотрудников в период коронавируса без согласия работников - незаконно. Брать ему больничный или нет, обращаться за медицинской помощью или нет - эти вопросы может решать только сам работник и организация не может и не должна вынуждать сотрудника к уходу на больничный.

Но предприятие вправе препятствовать выходу на работу тех сотрудников, которые входят в группы риска по коронавирусу (людям, старше 65 лет, имеющим хронические заболевания), работникам, которые недавно вернулись из зарубежной поездки или из региона с неблагоприятной эпидобстановкой. Эти категории граждан обязаны соблюдать жесткую самоизоляцию и не покидать без необходимости место проживания. Такие требования введены уже во многих регионах страны и если в числе сотрудников вашего предприятия есть лица, относящиеся к данным категориям, вы можете: предложить им работать удаленно или пойти на больничный по коронавирусу.

Если сотрудники не согласны и хотят продолжить работу в офисе - можно заблокировать пропуска и воспрепятствовать их выходу на работу. Закон в данном случае будет на вашей стороне, потому что подобные меры оправданы и способствуют прекращению распространения коронавирусной инфекции в стране.

Как оформляются листки нетрудоспособности?

Все рекомендации по оформлению больничных листов для лиц группы риска по коронавирусной инфекции можно найти в разъяснениях, выданных Министерством Труда. Сотрудники компании могут обратиться за выдачей листка нетрудоспособности дистанционно.

Больничные листы также оформляются для лиц, недавно вернувшихся из зарубежной поездки. Списки стран с неблагополучной эпидобстановкой можно посмотреть на сайте Роспотребнадзора или изучить в локальных нормативных актах, изданных властями региона.

Оформлять запрет документально или нет?

Нужно ли оформлять запрет выхода на работу для сотрудников, относящихся к группе риска по коронавирусу или недавно прибывших из-за границы документально? Все зависит от региона, в котором ваше предприятие осуществляет свою деятельность.

Если в вашем регионе уже действует режим повышенной готовности - документально прописывать запрет не требуется. При возникновении конфликтов и споров с работниками вы сможете сослаться на нормативные акты, которые были изданы властями региона.

Если режим повышенной готовности в вашем регионе пока не введен, рекомендуем вам прописать запрет выхода на работу во внутреннем документе предприятия: например, внести соответствующие коррективы в инструкцию по охране труда, издать отдельный приказ. Это поможет вам юридически грамотно обосновать введенный запрет на выход на работу в трудовой инспекции - если работник решит на вас пожаловаться.

Не упускайте из вида и следующего знакового нюанса. Запрет начнет действовать только тогда, когда все сотрудники ознакомятся с документом и поставят под ним подпись. Если у вас не было возможности получить подпись работника, потому что он был в отпуске и вышел на работу уже после издания приказа или внесения корректив в другие внутренние акты предприятия - следует в день выхода получить от сотрудника требуемую подпись.

Как быть, если работник отказывается подписывать документ? В подобных ситуациях следует зачитать сотруднику распоряжение вслух и после составить соответствующий акт. После выполнения всех перечисленных действий вы сможете на законных основаниях заблокировать пропуск работника и заставить его покинуть территорию предприятия.

Увольнение во время коронавируса

Закон строго запрещает увольнять сотрудников в период нерабочих дней. Однако в некоторых обстоятельствах и при соблюдении определенных условий оформить увольнение работника на законных основаниях все-таки возможно.

Например, сотрудник вернулся из отпуска в США и категорически отказывается брать больничный или переходить на дистанционную работу. Как поступить в подобных обстоятельствах организации?

1. Если в регионе введен режим повышенной готовности, у предприятия есть возможность оформить увольнение за прогул. Как прогул расценивается отказ работником от дистанционной работы и оформления больничного.
2. Если в регионе режим повышенной готовности не введен, можно уволить работника за прогул, но при этом у компании должен быть приказ о запрете выхода на работу для сотрудников, входящих в группы риска по коронавирусу и, кроме того - работник должен быть ознакомлен под подпись с этим внутренним нормативным документом.

Как правильно оформить?

Процесс оформления увольнения за прогул следует начать с составления акта об отсутствии работника на рабочем месте без уважительных причин. С работника следует запросить письменные объяснения по факту допущения прогула. На предоставление объяснений у сотрудника есть два дня.

Если по истечении указанного срока работник не предоставляет в отдел кадров запрашиваемый документ - составляется соответствующий акт и после можно издавать приказ об увольнении за прогул.

Какое наказание грозит сотрудникам, не соблюдающим режим карантина?

Наказание за нарушение режима карантина для физических лиц может быть как административным, так и уголовным. Все зависит от тяжести последствий, возникших после совершения правонарушения.

Если в результате нарушения карантина произойдет массовое заражение людей, и оно приведет к человеческим жертвам - к нарушителю применяется уголовная ответственность, грозящая внушительными штрафами и реальным тюремным сроком.

Если тяжких последствий от проступка не наступает - применяется административное наказание в виде штрафа, размеры которого определяются в индивидуальном порядке.